Attività
La to-do list a calendario di UtiliX — agende personali e di team, promemoria e notifiche.
Cos'è un'Attività
Un'Attività (o "to-do") è un impegno con una scadenza, assegnato a un utente: una chiamata da fare, un appuntamento, un promemoria operativo. Ogni attività può anche essere collegata a un record di UtiliX — un Cliente, un Contratto Energia o Telefonia, un Fornitore, un Servizio o Prodotto Telefonia — per tenere traccia del contesto a cui si riferisce.
Ogni attività ha:
- un Titolo e, opzionalmente, una Descrizione;
- una Priorità: Bassa, Media, Alta, Urgente;
- uno Stato: In Sospeso, In Corso, Completata, Annullata;
- un Assegnatario (chi deve svolgerla) e un Creatore (chi l'ha generata) — possono essere persone diverse;
- un orario di Inizio e Fine (o l'opzione Tutto il giorno);
- eventuali Note interne, visibili solo dopo la creazione.
Scaduta automaticamente
Un'attività risulta In Ritardo da sola quando la data di scadenza è passata e lo stato non è ancora Completata o Annullata: non serve marcarla manualmente.
Chi vede quali agende
L'accesso alle attività altrui non è libero: dipende dal ruolo e dai permessi dell'utente.
- Admin e titolari di agenzia vedono sempre tutte le attività dell'agenzia.
- Un utente con il permesso "Vedi agenda di tutti" (
todo.view_all) vede tutte le attività dell'agenzia in sola lettura; con "Modifica agenda di tutti" (todo.edit_all) può anche modificarle (questo permesso include automaticamente la visibilità). - Un utente normale vede solo: le attività di cui è assegnatario o creatore, più quelle di eventuali colleghi che gli hanno delegato l'agenda.
Delegare la propria agenda
Un utente può rendere visibile la propria agenda a un collega tramite la condivisione: dalla pagina di dettaglio dell'utente in Impostazioni → Utenti, un amministratore o backoffice con i permessi adeguati può premere e scegliere a quale collega concedere la visibilità. Da quel momento, il collega vedrà anche le attività assegnate alla persona che ha condiviso l'agenda.
Permessi
I permessi todo.view_all e todo.edit_all sono assegnabili solo a ruoli Agente e Backoffice. Consulta la pagina Permessi e ruoli per la lista completa.
Le viste
Dalla sezione Attività del menu, l'agenda si presenta in due "livelli", a seconda dei permessi:
La mia agenda
Disponibile per tutti gli utenti, a prescindere dai permessi. Mostra sempre se stessi più, opzionalmente, le agende dei colleghi che hanno delegato la propria (aggiungibili una per una dal selettore in alto, in stile "calendari" di Google/Apple Calendar — le scelte restano salvate per le visite successive). Ha tre modalità:
- Lista: elenco cronologico delle attività (escluse quelle completate/annullate salvo filtro esplicito), filtrabile per stato, priorità, testo libero, "solo scadute" e "create da me".
- Settimana (con vista Giorno alternativa): griglia oraria dalle 8:00 alle 20:00, un giorno o sette giorni affiancati, con le attività posizionate in base a inizio/fine. Puoi trascinare un'attività per spostarla su un altro orario o giorno, oppure cliccare su uno slot vuoto per crearne una nuova già pre-compilata su quella data.
- Mese: vista a calendario mensile classica, con fino a un numero limitato di attività per giorno (le eccedenti si aprono in un popover); cliccando su un giorno pieno puoi aprire direttamente la vista Giorno di quella data.
Team
Visibile solo a chi ha il permesso todo.view_all o todo.edit_all (o è Admin/titolare): mostra le agende di tutti gli utenti dell'agenzia affiancate in una griglia a colonne (una colonna per utente), in modalità Giorno o Settimana, con lo stesso meccanismo di trascinamento per riassegnare o spostare un'attività da un utente all'altro. In cima trovi una barra riassuntiva con utenti attivi nel periodo, task totali, quante sono in corso, in ritardo, completate e la media di task per utente.
Solo le attività con scadenza
Le viste a calendario (Settimana, Mese, Team) mostrano solo le attività che hanno una data di scadenza impostata. Un'attività senza scadenza è visibile esclusivamente nella vista Lista.
Creare e gestire un'attività
Apri il form
Premi in alto, oppure clicca su uno slot vuoto in una vista a calendario per pre-compilare data e assegnatario.
Compila i campi principali
Indica Titolo, Assegnato a (di default, in vista Team, chi apre lo slot; in vista personale, te stesso), Priorità e Stato. Se pertinente, collega l'attività a un record esistente (Cliente, Contratto, Fornitore, Servizio/Prodotto Telefonia) tramite il selettore "Tipo di Oggetto".
Imposta data e durata
Attiva Tutto il giorno se l'attività non ha un orario preciso, oppure imposta Inizia/Finisce: sono disponibili scorciatoie di durata rapida (30 min, 1 ora, 2 ore, 4 ore) per non dover calcolare a mano l'orario di fine.
Configura il promemoria (opzionale)
Scegli se e quando ricevere una notifica prima della scadenza (vedi sotto).
Salva
Premi .
Dal dettaglio di un'attività esistente puoi passare in modalità , oppure segnarla rapidamente come completata con il pulsante dedicato, senza dover aprire il form di modifica.
Promemoria e notifiche
Ogni attività può generare notifiche in due modi complementari:
Promemoria automatico (notify_before)
Nel form, il campo Promemoria (Notifica) permette di scegliere di essere avvisati un certo tempo prima della scadenza: 15 minuti, 30 minuti, 1 ora, 2 ore, 1 giorno o 2 giorni prima. UtiliX genera e mantiene automaticamente un promemoria collegato a questa impostazione: se sposti la scadenza dell'attività, il promemoria si ricalcola da solo; se rimuovi il promemoria o completi/annulli l'attività, la notifica programmata viene cancellata automaticamente.
Un solo promemoria automatico per attività
Il promemoria generato da "Promemoria (Notifica)" è unico per attività e non è modificabile o eliminabile a mano: per cambiarlo basta modificare il campo stesso nel form. È comunque possibile, tramite integrazioni più avanzate, aggiungere promemoria aggiuntivi manuali sulla stessa attività.
Le notifiche generate
Oltre al promemoria di scadenza, UtiliX invia una notifica automaticamente quando:
- viene assegnata una nuova attività a qualcun altro (non a te stesso);
- viene aggiunto un commento su un'attività di cui sei creatore o assegnatario (esclusi i tuoi stessi commenti);
- un'attività assegnata a qualcun altro viene completata (il creatore ne viene informato, se diverso dall'assegnatario).
Ogni notifica viene recapitata sia come notifica interna (in app) sia via email, a seconda delle preferenze dell'utente.
Dove si gestiscono le preferenze
Le notifiche delle Attività non hanno un pannello di preferenze dedicato: rientrano nel sistema generale di notifiche di UtiliX, gestibile da Impostazioni → Profilo → Preferenze Notifiche, sotto tre categorie:
- Assegnazioni: quando ti viene assegnata una nuova attività.
- Interazioni: nuovi commenti e completamenti da parte di altri.
- Scadenze: promemoria e avvisi di attività in scadenza.
Per ciascuna categoria puoi disattivare separatamente il canale In-App e il canale Email.
Verifica sempre l'orario del promemoria
Un promemoria con orario già passato al momento della creazione o della modifica non genera una notifica futura: se stai impostando un'attività già vicina alla scadenza, scegli un intervallo di preavviso che cada ancora nel futuro.
Vedi anche