Documenti
L'archivio file di UtiliX — cartelle, permessi, condivisione e allegati ai record.
Cos'è l'archivio Documenti
Documenti è l'archivio file centralizzato della tua agenzia: un vero e proprio "gestore file" in stile Google Drive, organizzato in cartelle, dove puoi caricare, cercare, condividere e scaricare qualsiasi tipo di file. Sono accettati PDF, immagini (inclusi i formati HEIC/HEIF degli iPhone), file Word ed Excel, fino a un massimo di 15 MB per file.
Ogni documento può inoltre essere collegato a un record specifico di UtiliX (un Cliente, un Contratto, un Ticket...): in quel caso compare anche nella tab "Allegati"/"Archivio" della scheda di quel record, oltre che nell'archivio generale.
Navigare l'archivio: cartelle e vista ad esploratore
Aprendo la sezione Documenti dal menu, ti trovi davanti a un vero e proprio esploratore file:
- in alto, le breadcrumbs mostrano dove ti trovi ("Home / Contratti / Energia...") e permettono di risalire velocemente ai livelli superiori;
- al centro, prima le sottocartelle della cartella corrente (in una griglia di card colorate, ciascuna con la propria icona), poi i file contenuti in quella cartella, in una tabella con nome, estensione, categoria, dimensione, visibilità e data di caricamento;
- una barra di ricerca in alto a destra cerca per nome, descrizione o tag su tutto l'archivio, ignorando la cartella in cui ti trovi.
Cliccando su una cartella ci entri; cliccando su un file se ne apre l'anteprima: i PDF e le immagini si visualizzano direttamente nel browser (con zoom e cambio pagina per i PDF), mentre per Word ed Excel — che non si possono mostrare a schermo — trovi un pulsante per scaricarli.
Ogni cartella può avere una descrizione
Le cartelle possono avere una descrizione (anche formattata, con elenchi e testo in grassetto) che spiega cosa ci va dentro: è visibile appena entri nella cartella, utile per dare indicazioni al resto del team su come organizzare l'archivio.
Creare e organizzare le cartelle
Apri Documenti
Vai alla sezione Documenti dal menu a sinistra.
Crea una cartella
Premi . Scegli un nome, una descrizione opzionale, un'icona e un colore tra quelli proposti (utile per riconoscere a colpo d'occhio le cartelle nella griglia).
Decidi la visibilità
Imposta se la cartella deve essere Pubblica (visibile a tutti gli utenti dell'agenzia) o Privata (visibile solo a chi riceve un accesso diretto). Vedi la sezione Chi vede cosa qui sotto per i dettagli.
Crea
Premi . Se ti trovavi già dentro un'altra cartella, quella nuova viene creata come sua sottocartella, per costruire una gerarchia ad albero senza limiti di profondità.
Su ogni cartella, dal menu con i tre puntini, puoi anche:
- : cambiare nome, descrizione, icona, colore o visibilità.
- : spostarla sotto un'altra cartella padre (o riportarla alla radice).
- : concedere l'accesso a una cartella privata a utenti specifici.
- : cancella la cartella insieme a tutti i documenti e le sottocartelle contenuti al suo interno. L'azione è irreversibile.
Caricare un documento
Apri il caricamento
Premi dall'archivio generale (il file finirà nella cartella in cui ti trovi) oppure dalla tab "Allegati"/"Ticket"/"Archivio" della scheda di un Cliente, Contratto o altro record (il file verrà automaticamente collegato a quel record).
Seleziona il file
Trascina il file nell'area tratteggiata oppure clicca per selezionarlo dal tuo dispositivo. Formati accettati: PDF, JPG, PNG, WEBP, GIF, HEIC/HEIF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx). Dimensione massima: 15 MB.
Compila i dettagli
Il Nome viene precompilato dal nome del file, ma puoi modificarlo. Scegli la Posizione (cartella) in cui salvarlo tramite il selettore ad albero, e aggiungi una Descrizione opzionale.
Carica
Premi .
Lo spazio di archiviazione è limitato dal piano
Ogni documento caricato consuma spazio di archiviazione, conteggiato nel limite di storage previsto dal tuo piano di abbonamento. Se lo spazio disponibile finisce, il caricamento di nuovi file viene bloccato finché non liberi spazio (eliminando documenti non più necessari) o non aggiorni il piano.
Chi vede cosa
Non è tutto visibile a tutti
L'archivio Documenti non è una cartella condivisa dove tutti vedono tutto: la visibilità di cartelle e file dipende dal ruolo, dalla visibilità scelta in fase di creazione e dalle condivisioni dirette.
Le regole per le cartelle
- Admin e Backoffice vedono sempre tutte le cartelle dell'agenzia.
- Un utente normale (Agente) vede: le cartelle pubbliche, le cartelle che ha creato lui stesso, e le cartelle private condivise direttamente con lui.
Le regole per i documenti
- Admin e Backoffice vedono sempre tutti i documenti dell'agenzia.
- Un utente normale vede un documento se succede almeno una di queste cose:
- ne è l'autore (l'ha caricato lui);
- il documento è pubblico e si trova in una cartella che l'utente può vedere (oppure non è in nessuna cartella);
- il documento gli è stato condiviso direttamente, anche se si trova in una cartella privata a cui normalmente non avrebbe accesso;
- il documento è allegato a un record (es. un Cliente) a cui l'utente ha già accesso: in questo caso eredita automaticamente la visibilità di quel record, senza bisogno di condivisioni aggiuntive.
Un file può essere pubblico ma comunque nascosto
Se un documento è "Pubblico" ma si trova in una cartella privata a cui non hai accesso, non lo vedi lo stesso: la cartella fa sempre da "portone d'ingresso". Fa eccezione il caso in cui il documento ti sia stato condiviso direttamente, oppure sia collegato a un record che già vedi.
Chi può fare cosa (permessi)
Le azioni sui documenti e sulle cartelle sono regolate da permessi distinti e più stringenti per le cartelle rispetto ai singoli file:
| Azione | Documenti | Cartelle |
|---|---|---|
| Creare | Admin, Backoffice, Agente | Admin, Backoffice |
| Modificare | Autore del file, o chi ha ricevuto un accesso in scrittura, o Admin/Backoffice | Admin, Backoffice (con accesso in scrittura) |
| Eliminare | Autore del file, o Admin | Admin, Backoffice |
| Condividere | Admin, Backoffice | Admin, Backoffice |
I documenti pubblici sono protetti
Un documento marcato come Pubblico non può essere eliminato da un utente qualunque, nemmeno se ne è l'autore: solo un Admin può farlo. Questo evita che un file diventato "ufficiale" e usato da tutta l'agenzia venga rimosso per errore da chi lo aveva originariamente caricato.
Marcare un documento come pubblico
Solo un utente Backoffice o Admin può marcare un documento (o una cartella) come "Pubblico" al momento della creazione: un Agente può caricare documenti, ma restano privati finché un Backoffice/Admin non decide di renderli visibili a tutta l'agenzia.
Consulta la pagina Permessi e ruoli per la lista completa dei permessi assegnabili.
Altre azioni sui documenti
- Anteprima: clicca su un documento per aprirne l'anteprima senza scaricarlo.
- Scarica: scarica il file originale sul tuo dispositivo.
- Duplica: crea una copia indipendente del documento (la copia nasce sempre privata, anche se l'originale era pubblico).
- Condividi: oltre alla condivisione interna (con utenti UtiliX), è possibile generare un link di condivisione esterno temporaneo, con scadenza e numero massimo di download configurabili — utile per far scaricare un file a chi non ha un account su UtiliX, senza dover allegare il file via email.
Vedi anche