Schede pagamento
Come si raggruppano le provvigioni maturate per il pagamento mensile, e come gestire anticipi e bonus.
Cos'è una scheda pagamento
Una scheda pagamento raccoglie tutte le provvigioni maturate da un singolo agente in un mese di competenza, insieme a eventuali rettifiche manuali, per arrivare a un unico importo netto da bonificare. È il documento operativo con cui liquidi effettivamente gli agenti.
Permessi
Generare, confermare, pagare o annullare una scheda pagamento è un'operazione riservata ad Amministratore (o titolare agenzia). Un Backoffice o un Agente possono consultare le schede a cui hanno accesso, ma non eseguire queste azioni.
Il ciclo di vita di una scheda
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | Appena generata (o creata vuota): puoi ancora aggiungere/rimuovere provvigioni e voci extra, ed eliminarla senza conseguenze. |
| Confermata | Hai verificato il contenuto ed è definitivo: le provvigioni al suo interno passano anch'esse a Confermata, in attesa solo del bonifico. |
| Pagata | Hai registrato il bonifico effettivo: le provvigioni al suo interno passano a Saldata. |
Genera le schede del mese
Scegli un mese di competenza: UtiliX raccoglie automaticamente tutte le provvigioni in stato "Da saldare" di quel mese o precedenti, le raggruppa per agente e crea una scheda in Bozza per ciascun agente coinvolto. Se un agente ha già una scheda aperta (non annullata) per lo stesso mese, le nuove provvigioni si aggiungono a quella invece di crearne una seconda.
Verifica e Conferma
Controlli il contenuto della scheda in Bozza, poi la confermi. A questo punto UtiliX registra un movimento nell'estratto conto dell'agente pari al totale maturato (provvigioni + eventuali voci extra "a maturazione", vedi sotto).
Registra il pagamento
Dopo aver effettuato il bonifico, marchi la scheda come Pagata. UtiliX registra un secondo movimento, questa volta negativo, pari al netto effettivamente bonificato — è la traccia contabile dell'uscita di cassa.
Perché alcune provvigioni non compaiono nella scheda appena generata
Le provvigioni di tipo Mantenimento e Rinnovo non nascono da sole: se non le vedi nell'elenco "Da saldare" prima di generare le schede, ricordati di lanciare prima il calcolo periodico (vedi Quando e come nascono automaticamente). Le schede raccolgono solo ciò che è già stato calcolato al momento della generazione.
Annullare una conferma o eliminare una scheda
«Annulla» non è un semplice «torna indietro»: elimina la scheda
Sia su una scheda in Bozza sia su una già Confermata, l'azione di annullamento elimina definitivamente la scheda (non la marca semplicemente come annullata): tutte le provvigioni collegate tornano libere in stato "Da saldare" (pronte per essere raccolte in una scheda successiva), i movimenti sull'estratto conto legati a quella scheda vengono rimossi, e le eventuali voci extra e i premi Canvass associati vengono eliminati insieme alla scheda. Su una scheda già Confermata, questa azione è etichettata "Annulla Conferma" mentre in realtà elimina la scheda esattamente come su una Bozza — tienilo presente prima di usarla.
Una volta Pagata, la scheda non si elimina più: l'unica azione disponibile è , che riporta la scheda allo stato Confermata (senza eliminarla) e rimuove solo il movimento di pagamento dall'estratto conto — le provvigioni tornano a Confermata, pronte per essere ripagate correttamente in seguito.
Stampa ed esportazione
Da una scheda puoi generare un PDF riepilogativo (utile come giustificativo per l'agente) e un'esportazione Excel con il dettaglio riga per riga.
Voci extra
Oltre alle provvigioni calcolate automaticamente, puoi aggiungere a una scheda in Bozza delle voci extra: righe manuali che aumentano o riducono il netto da pagare per quel mese. Sono pensate per tutto ciò che non è una provvigione vera e propria: un anticipo, un rimborso spese, un recupero di un debito pregresso, un bonus discrezionale.
Ogni voce extra ha una descrizione, un importo (positivo o negativo) e un interruttore importante:
- Genera movimento contabile (Bonus): se attivo, la voce viene registrata nell'estratto conto dell'agente come un vero guadagno maturato (es. un bonus). Se disattivo, la voce incide solo sul netto da bonificare in questa scheda, senza toccare l'estratto conto — è il caso tipico di un anticipo già dato all'agente in altro modo, che qui stai semplicemente sottraendo dal pagamento di competenza.
Un debito pregresso viene segnalato in automatico
Se apri una scheda in Bozza e l'agente ha un saldo negativo nel suo estratto conto (es. un anticipo mai recuperato), UtiliX mostra un avviso con un pulsante rapido per aggiungere una voce extra di recupero, così da regolarizzarlo direttamente su questa scheda.
Creare una scheda vuota (per anticipi)
Se devi dare un anticipo a un agente che non ha ancora provvigioni da saldare (tipicamente un agente appena entrato), non serve aspettare la generazione mensile automatica: puoi creare direttamente una scheda vuota per lui, indicando solo l'agente e il mese di competenza, e poi aggiungerci sopra una voce extra con l'importo dell'anticipo.
Non duplica una scheda esistente
Se per quell'agente e quel mese esiste già una scheda valida, UtiliX la riutilizza invece di crearne una seconda.
Allegati
Ogni scheda ha una propria tab Allegati, che riusa lo stesso archivio documentale descritto in Documenti: utile per conservare, ad esempio, la ricevuta del bonifico effettuato.