Gestione utenti
Come creare, sospendere ed eliminare i tuoi collaboratori, e come organizzare le gerarchie tra di loro.
A cosa serve questa pagina
Gestione Utenti è dove amministri tutti gli account dei collaboratori che lavorano nella tua agenzia: chi può accedere a UtiliX, con quale ruolo, e con quali relazioni di responsabilità verso gli altri.
Permessi
Questa pagina è visibile solo agli utenti con ruolo Amministratore.
In cima alla pagina trovi un riepilogo numerico (totale utenti, attivi, sospesi, per ruolo), utile per farti un'idea a colpo d'occhio dello stato della tua squadra. Sotto, l'elenco completo, filtrabile per ruolo e per stato (attivo/sospeso), con ricerca libera su nome, cognome, email e username.
I ruoli disponibili
Ogni utente ha esattamente uno di questi tre ruoli:
- Amministratore: accesso completo a tutta l'agenzia, inclusa questa stessa pagina, i permessi, l'abbonamento e la fatturazione. Un Admin vede e può modificare qualsiasi dato.
- Backoffice: ruolo operativo di supporto alla rete vendita (gestione ticket, catalogo, alcune azioni sui contratti). Non ha accesso alle pagine di amministrazione dell'agenzia (utenti, permessi, abbonamento).
- Agente: il ruolo della rete vendita. Vede di norma solo i propri clienti e contratti, salvo le eccezioni di visibilità gerarchica o di team spiegate più sotto.
Il titolare dell'agenzia è un caso speciale
L'utente che ha aperto l'account UtiliX per l'agenzia è marcato internamente come titolare (proprietario del tenant): ha sempre gli stessi permessi di un Admin, non può essere eliminato da nessuno, e il suo ruolo non è modificabile da altri utenti.
Creare un nuovo utente
Apri il form
Premi il pulsante per creare un nuovo utente.
Compila i dati
Inserisci Email (UtiliX verifica in tempo reale che non sia già in uso), Nome, Cognome e il Ruolo da assegnare.
Imposta una password
A differenza di molti altri sistemi, non viene inviato un link di attivazione: sei tu a scegliere la password iniziale dell'utente (minimo 8 caratteri, con conferma).
Crea
Al salvataggio, UtiliX invia automaticamente un'email al nuovo utente con le credenziali per accedere.
Consiglia di cambiare subito la password
Poiché sei tu a scegliere la password iniziale (e viene inviata via email), è buona norma suggerire al nuovo collaboratore di cambiarla al primo accesso, dalla pagina Profilo personale e sicurezza.
Il numero di utenti è limitato dal piano
Ogni agenzia ha un numero massimo di utenti incluso nel proprio piano di abbonamento. Se hai raggiunto il limite, la creazione di un nuovo utente viene bloccata e ti viene proposto di acquistare un pacchetto aggiuntivo o di fare upgrade del piano. Consulta Gestione abbonamento per i dettagli.
Sospendere e riattivare un utente
Sospendere un utente (dal menu azioni sull'elenco) disattiva l'account senza eliminarlo: l'utente non può più accedere a UtiliX, ma tutti i suoi dati, clienti e contratti restano assegnati a lui esattamente come prima. È l'azione giusta per un collaboratore che lascia temporaneamente l'agenzia o durante un passaggio di consegne, prima ancora di decidere se riassegnare il suo portafoglio.
Non puoi sospendere te stesso o il titolare
L'azione "Sospendi" è disabilitata sul tuo stesso account e su quello del titolare dell'agenzia.
Riattivare un utente sospeso restituisce immediatamente l'accesso, senza bisogno di ricreare nulla.
Eliminare un utente
Eliminare un utente è un'azione distruttiva e irreversibile, gestita con un percorso guidato pensato per non perdere per strada il suo lavoro:
Verifica automatica
UtiliX controlla quanti oggetti sono attualmente assegnati all'utente da eliminare: Clienti, Contratti Energia, Punti di Prelievo, Contratti Telefonia, Servizi Telefonici e Opportunità commerciali.
Riassegnazione (se necessaria)
Se l'utente ha almeno un oggetto assegnato, l'eliminazione non può procedere finché non scegli un altro utente attivo a cui trasferire tutto il suo portafoglio in blocco. Se invece l'utente non ha nulla assegnato, l'eliminazione procede senza ulteriori passaggi.
Conferma
Confermando, l'utente viene eliminato definitivamente e — se avevi scelto un destinatario — tutti i suoi oggetti risultano immediatamente intestati al nuovo proprietario.
Il titolare dell'agenzia non si può eliminare
Se provi a eliminare l'utente titolare dell'agenzia, UtiliX blocca l'operazione e ti invita a contattare l'assistenza (info@utilix.it) per una chiusura account gestita manualmente.
Le gerarchie tra utenti
Questa è probabilmente la funzionalità meno intuitiva della pagina, ma anche una delle più potenti: dalla scheda di dettaglio di un utente trovi una sezione Gerarchie, che permette di definire relazioni di responsabilità tra un utente e i suoi colleghi.
Perché non basta 'chi ha creato chi'
Un'agenzia reale ha spesso strutture complesse: un Team Leader che segue solo l'energia, un Area Manager che segue sia energia che telefonia su più squadre, un agente che risponde a due responsabili diversi per due prodotti diversi. Le gerarchie di UtiliX sono pensate per rappresentare esattamente questo, non solo un albero semplice con un unico capo per persona.
Come funziona una relazione gerarchica
Ogni relazione collega due utenti (un Responsabile e un Agente) e specifica due informazioni aggiuntive:
- Ruolo: se il responsabile agisce come Team Leader o come Area Manager su quell'agente;
- Settore: se la responsabilità riguarda solo Energia, solo Telefonia, o Tutti i settori.
Questo significa che un singolo utente può avere più responsabili contemporaneamente (es. un Team Leader per l'energia e un Area Manager per la telefonia), e può a sua volta essere responsabile di più subordinati, ciascuno con un proprio ruolo e settore.
Aggiungere una relazione
Dalla scheda dell'utente, nella sezione Gerarchie:
Scegli la direzione
Premi nella sezione Responsabili (per assegnare un supervisore a questo utente) oppure nella sezione Subordinati (per assegnare questo utente come supervisore di qualcun altro).
Seleziona la persona
Cerca e scegli il collega da collegare (per email, nome o cognome).
Specifica Ruolo e Settore
Indica se si tratta di un rapporto da Team Leader o da Area Manager, e su quale/i settore/i si applica.
Aggiungi
La relazione compare immediatamente in entrambe le schede utente coinvolte.
Cosa cambia davvero avere una gerarchia
Le relazioni gerarchiche non sono solo un organigramma consultabile: se Visibilità Gerarchica è attiva nelle Impostazioni Generali, un responsabile vede automaticamente — oltre ai propri — anche tutti i clienti, contratti e punti di prelievo assegnati a tutti i suoi subordinati, a qualunque livello della catena (se A supervisiona B e B supervisiona C, A vede anche il portafoglio di C).
Rimuovere una relazione
Eliminare una relazione gerarchica (icona cestino sulla riga) interrompe immediatamente quella specifica linea di visibilità, senza toccare le altre relazioni eventualmente presenti per lo stesso utente né i dati già assegnati.
Vedi anche