Introduzione
Cos'è un contratto in UtiliX, cosa contiene, chi può lavorarlo e come consuma le risorse del tuo piano.
Cos'è un Contratto
Il Contratto è l'oggetto centrale di tutta la piattaforma: rappresenta la fornitura di energia (luce o gas) che un cliente sottoscrive tramite un tuo prodotto (CTE), su un preciso Punto di Prelievo. Ogni altra sezione di UtiliX — clienti, prodotti, provvigioni, opportunità — esiste in funzione di quello che succede a un contratto.
Un contratto energia, non telefonia
Questa guida copre i contratti energia (luce e gas). I contratti telefonia hanno un proprio modello dati e un proprio ciclo di stati, gestito da una sezione separata dell'applicativo.
Cosa contiene un contratto
Un contratto raccoglie tutte le informazioni necessarie a rendere la fornitura effettiva:
- Anagrafiche collegate: il Cliente (Account), l'Agente proprietario, un eventuale Segnalatore, il Punto di Prelievo (PDP/PDR) su cui insiste la fornitura.
- Cosa si vende: il Fornitore, il Prodotto (CTE) applicato e il Metodo di Pagamento scelto dal cliente.
- La prestazione: cosa rappresenta concretamente questo contratto — uno Switch, una Voltura, uno Switch con Voltura, un Subentro, una Posa Contatore o un Cambio Prodotto.
- Dati tecnici dell'utenza: tipologia d'uso (Domestico, Domestico Residente/Non Residente, Altri Usi), potenza impegnata e disponibile, tensione, consumo annuo, classe di prelievo, categoria d'uso.
- Dati fiscali: aliquota IVA e regime accise applicati alla fornitura.
- Date del ciclo di vita: data firma, data prevista di attivazione, data di attivazione effettiva, data di cessazione, e le date di inizio/fine validità dell'offerta economica applicata.
Il ciclo di vita in breve
Un contratto attraversa una sequenza di stati ben definita, dalla bozza fino all'attivazione (e, se necessario, alla cessazione). Questo percorso — con tutte le regole su chi può farlo avanzare e cosa viene controllato — è descritto nel dettaglio nella guida Gestione Stati.
Se qualcosa va storto lungo il percorso (un documento mancante, un rifiuto del fornitore, un controllo qualità fallito), il contratto può essere annullato: come funziona questo meccanismo, con tanto di possibilità di recupero, è spiegato nella guida Gestione KO.
Una volta attivo, il contratto può anche cambiare condizione economica nel tempo (un rinnovo, un cambio prodotto): questo storico è coperto dalla guida Storico Prezzi e Rinnovo.
Infine, ogni contratto ha una tab Allegati per i documenti collegati (contratto firmato, moduli, bollette): vedi Allegati.
Chi vede quali contratti
La visibilità dei contratti segue lo stesso principio già visto per Clienti, PDP e Documenti:
- Admin e Backoffice vedono sempre tutti i contratti dell'agenzia.
- Un Agente vede i contratti di cui è proprietario, più eventuali contratti condivisi con lui o visibili tramite gerarchia/team (a seconda di come sono configurate le Impostazioni Generali della tua agenzia).
Il contratto consuma un token
Ogni contratto creato consuma una risorsa del tuo piano
Ogni volta che registri un nuovo contratto (energia o telefonia), UtiliX conta 1 token di utilizzo sul tuo abbonamento — lo stesso contatore condiviso con le Simulazioni. Se il piano è a pagamento e superi la soglia inclusa, l'eccedenza viene fatturata automaticamente; se il limite è rigido e già esaurito, la creazione di nuovi contratti viene bloccata finché non liberi spazio o fai upgrade. Consulta Gestione abbonamento per i dettagli sul tuo piano.
Serve un abbonamento attivo
L'intera sezione Contratti richiede che l'agenzia abbia un abbonamento attivo: se il piano è scaduto o l'abbonamento non è mai stato attivato, l'accesso a questa sezione viene bloccato per tutti gli utenti, indipendentemente dal ruolo.
Come si crea un contratto
La creazione avviene tramite un wizard guidato in 5 passaggi:
Cliente e Punto di Prelievo
Seleziona il Cliente e il PDP su cui attivare la fornitura (puoi anche crearne uno al volo se non esiste ancora — vedi la guida Punti di prelievo).
Utenza e Prestazione
Indica la prestazione (Switch, Voltura, Subentro...), la tipologia d'uso e i dati tecnici dell'utenza (potenza, tensione, consumo annuo).
Prodotto
Scegli la CTE da applicare, tra quelle compatibili con il profilo tecnico appena inserito.
Metodo di Pagamento
Seleziona un metodo di pagamento esistente del cliente, o creane uno nuovo al volo — vedi la guida Metodi di pagamento.
Riepilogo
Controlla tutti i dati inseriti prima di confermare la creazione del contratto.
Permessi
Può creare un contratto chi ha ruolo Backoffice/Admin, oppure chi ha il permesso specifico energia.contratti.create (assegnato di default anche agli Agenti). Consulta la pagina Permessi per la lista completa.
Vuoi importare il tuo storico contratti?
L'importazione dello storico la facciamo noi
Se stai aprendo un nuovo account su UtiliX e hai già uno storico di contratti da un altro gestionale (o da un foglio Excel), non è un'operazione che fai da solo dall'interfaccia: per garantire che l'importazione vada a buon fine e che tu parta sempre da una base dati pulita e coerente, è il team di UtiliX a occuparsene direttamente. Scrivi a info@utilix.it per richiederla.
L'importazione dello storico è inclusa nel piano Enterprise; per i piani inferiori è un servizio a parte, da concordare con lo staff.
Aggiornamenti massivi, invece, li fai tu
Una volta che i tuoi contratti sono su UtiliX, tu stesso puoi aggiornarne massivamente lo stato (es. una lista di attivazioni o cessazioni comunicate dal fornitore) caricando un semplice file CSV/Excel: è descritto nella guida Gestione Stati.
Le provvigioni
Ogni cambio di stato rilevante di un contratto (l'accettazione, l'attivazione, ma anche un annullamento o una cessazione) genera in automatico dei movimenti nell'area Provvigioni: la maturazione di una provvigione quando il contratto entra in uno stato pagabile, oppure uno storno quando un contratto pagato viene poi annullato o cessato. Il funzionamento completo del motore provvigionale sarà approfondito in una guida dedicata.
Vedi anche