Clienti
Cos'è un Account in UtiliX, come si crea e gestisce l'anagrafica di un cliente, e come è organizzata la scheda cliente.
Cos'è un Account
In UtiliX, ogni cliente (persona fisica, azienda o condominio) è rappresentato da un Account. È l'anagrafica centrale attorno a cui ruota tutto il resto: contatti, contratti energia, contratti telefonia, metodi di pagamento, consensi privacy e relazioni con altri account.
Un Account, tutti i contratti
Non esiste un'anagrafica separata per l'energia e la telefonia. Un singolo Account può avere sia contratti luce/gas che contratti telefonia: la scheda cliente li mostra entrambi.
Tipo Cliente
Ogni Account ha un Tipo Cliente, che determina quali campi sono richiesti:
- Privato: persona fisica. Richiede Nome e Cognome, il Codice Fiscale è a 16 caratteri alfanumerici.
- Azienda/Società: richiede la Ragione Sociale (nel campo Cognome), la Partita IVA è obbligatoria (11 cifre numeriche), il Codice Fiscale (se diverso dalla P.IVA) segue il formato aziendale a 11 cifre, ed è disponibile il campo Codice ATECO.
- Condominio: richiede la Ragione Sociale. Non deve avere Partita IVA: se inserita, il form blocca il salvataggio.
Partita IVA e Codice Fiscale sono validati
Il form controlla il formato prima ancora di inviare i dati al server. Un Codice Fiscale di una persona fisica non passa la validazione se l'Account è di tipo Azienda, e viceversa.
Stato Operativo
Ogni Account ha uno Stato, calcolato automaticamente da UtiliX e non modificabile a mano:
- Prospect: il cliente non ha (ancora) contratti attivi o accettati, energia o telefonia. È un potenziale cliente.
- Cliente Attivo: ha almeno un contratto (energia o telefonia) in stato Accettato o Attivo.
- Ex Cliente: non ha nulla di attivo al momento, ma ha avuto in passato almeno un contratto Cessato.
Lo stato si aggiorna da solo ogni volta che cambia lo stato di un contratto collegato all'Account: non è un campo che l'utente deve gestire manualmente.
La scheda cliente
Aprendo il dettaglio di un Account, trovi le informazioni organizzate in tab:
- Anagrafica: dati di contatto, indirizzi, dati fiscali, etichette (tag) e note.
- Contatti: le persone fisiche collegate all'Account (dipendenti, referenti, amministratori...). Vedi la guida Contatti.
- Pagamenti: i metodi di pagamento del cliente, usati per attivare i contratti. Vedi la guida Metodi di pagamento.
- Contratti: l'elenco dei contratti energia collegati.
- Network: le relazioni con altri Account (es. "è dipendente di", "è titolare di"). Vedi la guida Network.
- GDPR: i consensi privacy caricati per il cliente. Vedi la guida GDPR.
- Archivio: eventuali contratti storici/legacy migrati.
- Ticket: le richieste di assistenza (case) aperte per questo cliente.
Creare un nuovo cliente
Naviga nella sezione Clienti
Clicca sulla voce Clienti nel menu a sinistra. Verrai indirizzato alla pagina di elenco dei clienti.
Apri il form
Clicca sul pulsante in alto a destra.
Compila l'anagrafica
Seleziona il Tipo Cliente: il form si adatta automaticamente mostrando solo i campi rilevanti (es. Partita IVA solo per le Aziende, Codice ATECO solo per le Aziende).
Compila poi Nome/Cognome (o Ragione Sociale), Codice Fiscale, contatti (email, PEC, telefono, cellulare).
Inserisci gli indirizzi
Compila l'Indirizzo di Residenza / Sede Legale. Se l'indirizzo di fatturazione coincide, puoi premere invece di ricompilarlo da zero.
Salva
Premi . Verrai portato alla pagina di dettaglio del nuovo Account.
Permessi
Può creare un cliente chiunque abbia ruolo Backoffice/Admin, oppure chi ha il permesso specifico di creare contratti energia o telefonia. Consulta la pagina Permessi e ruoli per la lista completa.
Modificare un cliente
Dalla pagina di dettaglio, o dal menu azioni nella tabella elenco, premi . Si apre lo stesso form usato in creazione, precompilato con i dati esistenti.
Permessi
Può modificare un Account chi ha ruolo Backoffice/Admin, chi ne è il Proprietario, oppure chi ha ricevuto un permesso di scrittura tramite condivisione.
Altre azioni disponibili
Cambia proprietario
Ogni Account ha un Proprietario (l'agente/utente responsabile del cliente). Solo un utente Admin o Backoffice può cambiarlo, tramite l'azione .
Effetto a cascata
Cambiare il proprietario di un Account riassegna automaticamente al nuovo proprietario anche tutti i contratti energia, i punti di prelievo (PDP), i servizi telefonici e i contratti telefonia collegati a quel cliente. Non serve riassegnarli uno per uno.
Crea Partner
Se il cliente stesso deve poter segnalare altri clienti (referral) o essere associato a piani provvigionali come segnalatore, un utente titolare di agenzia può trasformarlo in un "Partner": viene creato automaticamente un profilo Utente esterno, collegato all'Account, senza accesso al gestionale (non può fare login), ma utilizzabile nei contratti e nelle regole provvigionali.
Un solo Partner per Account
Se un Account ha già un profilo Partner collegato, l'azione risulta disabilitata: non è possibile crearne un secondo.
Condividi
Un utente Admin o Backoffice può condividere un Account specifico con altri utenti, concedendo permessi di lettura o scrittura puntuali, indipendenti dal ruolo generale.
Genera Documento
Permette di generare un documento (es. modulo, lettera) precompilato con i dati del cliente, a partire da un template configurato nella piattaforma. Scegli tra i template attivi disponibili per l'entità Cliente: UtiliX compila automaticamente il file Word con i dati dell'Account e te lo fa scaricare pronto all'uso. Per sapere come creare o modificare questi template, consulta la guida Templates documentali.
Elimina
Permessi
Solo un utente Admin o Backoffice può eliminare un Account. L'azione richiede conferma: come ogni operazione distruttiva, non è reversibile.
Etichette (Tag)
Dalla tab Anagrafica puoi assegnare una o più etichette colorate all'Account (es. "VIP", "Da richiamare"), utili per segmentare e filtrare la lista clienti. Le etichette sono condivise a livello di agenzia: puoi crearne di nuove, modificarle o eliminarle dal gestore etichette, raggiungibile dal pulsante accanto al titolo "Etichette".
Note
Ogni Account ha una sezione Note in cui gli utenti possono lasciare annotazioni testuali libere. Quando viene aggiunta una nota, il proprietario dell'Account riceve una notifica automatica.
Ricerca, filtri ed export
La lista clienti supporta filtri per tipo cliente, tag, proprietario, provincia, comune e CAP (cercando anche negli indirizzi collegati), oltre alla ricerca full-text. È inoltre possibile esportare l'elenco filtrato in Excel tramite il pulsante : l'esportazione viene generata in background e resa disponibile per il download al termine dell'elaborazione.
Vedi anche