Gestione KO
Come funziona l'annullamento di un contratto, le notifiche generate e come consultarne lo storico.
Cos'è un KO
Un KO (Annullamento) è la transizione che porta un contratto fuori dal suo percorso normale quando qualcosa impedisce di proseguire: un documento non valido, un rifiuto del fornitore, un ripensamento del cliente, un errore di inserimento. A differenza delle altre transizioni, l'annullamento è disponibile da qualunque stato: puoi annullare un contratto Nuovo così come uno già Attivo.
Permesso
Serve il permesso di annullamento sui contratti energia (di default garantito a Backoffice/Admin, assegnabile anche all'Agente da Permessi).
Come si annulla un contratto
Quando avvii l'annullamento, UtiliX richiede di compilare un piccolo modulo con i dettagli, così lo storico resta sempre leggibile e motivato:
Categoria
Un primo raggruppamento generale del motivo (es. problema documentale, rifiuto fornitore, richiesta cliente).
Motivo
Una lista di motivi puntuali collegata alla categoria scelta (gli stessi motivi sono condivisi concettualmente con i contratti telefonia, ma filtrati per essere pertinenti all'energia).
Note
Un campo libero per aggiungere dettagli utili a chi consulterà lo storico in futuro.
Documenti (opzionali)
Puoi allegare un documento a supporto dell'annullamento (es. la comunicazione di rifiuto del fornitore).
Ogni motivo di annullamento è marcato come recuperabile o definitivo:
- Recuperabile: il contratto può essere ripreso in mano in seguito (vedi "Riproporre un contratto" più sotto).
- Definitivo: l'annullamento è considerato chiuso in modo irreversibile, e il contratto non può più essere riproposto.
Cosa succede quando annulli un contratto
L'annullamento non è solo un cambio di etichetta: attiva automaticamente una serie di effetti a catena.
Notifica al Backoffice
Ogni annullamento genera una notifica dedicata verso il Backoffice dell'agenzia, così chi coordina il flusso è sempre informato in tempo reale di ogni contratto uscito dal percorso standard.
- Storico prezzi chiuso: tutte le condizioni economiche collegate al contratto vengono invalidate — vedi Storico Prezzi e Rinnovo.
- Eventuale storno provvigionale: se sul contratto era già maturata una provvigione, l'annullamento genera in automatico lo storno corrispondente nell'area Provvigioni.
- Opportunità di recupero: UtiliX crea automaticamente un'Attività di anomalia collegata al contratto, così l'agente proprietario (o chi per lui) ha un promemoria concreto per intervenire — recuperare il contratto, ricontattare il cliente, o semplicemente prenderne atto. Questa attività compare nella pipeline delle Opportunità come occasione di recupero.
Riproporre un contratto annullato
Se l'annullamento è marcato come recuperabile, sulla scheda del contratto compare l'azione : riporta il contratto in stato Nuovo, pronto per essere corretto e rilavorato da capo, mantenendo comunque tracciato l'annullamento originale nello storico.
Se l'annullamento è definitivo
Quando il motivo di annullamento è marcato come definitivo, il pulsante Riproponi non è disponibile: il contratto resta chiuso in stato Annullato in modo permanente.
Riproporre un contratto genera a sua volta una notifica dedicata verso il Backoffice, in modo che sia sempre visibile quando un contratto "tornato in vita" rientra nel flusso attivo.
Consultare lo storico dei KO
Sulla scheda di un contratto Annullato, un riquadro dedicato riassume tutto ciò che serve a capire cosa è successo, senza dover andare a cercare altrove:
- Se l'annullamento è recuperabile o definitivo (con relativo pulsante Riproponi, quando disponibile);
- Categoria e motivo scelti, con le eventuali note aggiunte;
- Il documento allegato, se presente;
- Chi ha effettuato l'annullamento e quando.
Se un contratto è stato annullato e poi riproposto più volte nel tempo, ogni ciclo resta comunque consultabile: lo storico completo dei cambi di stato (incluse le date e chi li ha eseguiti) è sempre disponibile nella cronologia della scheda contratto.
Vedi anche