Introduzione
Come UtiliX gestisce file, cartelle e modelli di documento pronti all'uso.
Cos'è l'area File e Documenti
Questa sezione racchiude due strumenti distinti, pensati per due esigenze diverse:
- Documenti: l'archivio digitale della tua agenzia. Qui carichi, organizzi in cartelle e condividi qualsiasi file (contratti firmati, moduli, foto, fatture...), sia file "sciolti" sia allegati a un cliente, un contratto o un ticket specifico.
- Templates: il generatore automatico di documenti. Un utente Backoffice o Admin carica un file Word "modello" (es. un modulo privacy, una lettera di benvenuto) con dei segnaposto al posto dei dati variabili; da quel momento, chiunque può generare in un click una copia di quel documento già compilata con i dati del cliente o del contratto selezionato, senza scrivere nulla a mano.
Due cose diverse, ma collegate
Un documento generato da un template (es. un contratto compilato per Mario Rossi) può a sua volta essere salvato nell'archivio Documenti, magari come allegato alla scheda del cliente. I due strumenti lavorano quindi in sequenza: prima costruisci il modello, poi lo usi per generare documenti reali, che infine archivi.
Vedi anche
Documenti
L'archivio file di UtiliX — cartelle, permessi, condivisione e allegati ai record.
Templates
Come creare modelli di documento Word che si compilano da soli con i dati di UtiliX.
Clienti
Cos'è un Account in UtiliX, come si crea e gestisce l'anagrafica di un cliente, e come è organizzata la scheda cliente.